CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

1.- ACTA: Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido, tratado o pactado

2.*ARCHIVO: Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservados para difundir la información contenida en ellos. También se denomina archivo al espacio físico o a la institución.

3.-CARTA: es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

4.-Certificado El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia.

5.-CEDULA: En contabilidad de costos una cedula es un cuadro o formato compuesto de cuadros o celdas cada una con un título, donde tu colocas información que luego te servirá para realizar un estado financiero básico.

6.-CIRCULAR:La carta circular  tiene la característica de que se redacta un único original del cual se obtienen tantas copias como envíos se quieran efectuar. El contenido de este documento es, por tanto, el mismo para todos; únicamente varían los datos de los destinatarios, que se incluyen posteriormente en cada una de las copias.

7.-CONTRATO: es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.

8.-CORRESPONDENCIA:

Conjunto de cartas o comunicaciones enviadas o recibidas; Agencia de colaboración que envía por correo textos o fotografías para su publicación o bien para información privada. es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria. Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc..

9.-COTIZACIONES: La cotización de un valor mobiliario o un título valor es su aceptación como valor de negociación en un mercado bursátil y la consecuente tasación oficial de su valor en función de criterios predeterminados para la compra y venta. La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. Cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título.

10.-CURRICULUM VITAE significa literalmente “carrera de la vida”, por analogía y contraposición a cursus honorum, la carrera profesional de los magistrados romanos.

11.-DOCUMENTO:  Un documento es la prueba o el testimonio material de un hecho o acto de una institución, asociación, etc.

A los documentos, además, se los puede clasificar en:

primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y no han sido sometidos al tratamiento o modificación de otra persona más que su responsable

secundarios, que serán aquellos que sí recibieron un tratamiento.

terciarios que son aquellos documentos secundarios a los cuales se les aplicó un tratamiento.

12.-EQUIPOS DE OFICINA: puede decirse que un equipo de oficina está compuesto por todas las máquinas y dispositivos que se necesitan para llevar a cabo tareas de oficina.

13.-ESTADO DE CUENTA Documento enviado al cliente por un banco en el que le da a conocer las operaciones realizadas en un período con algún tipo de producto bancario, para conocimiento del cliente. En muchos casos, por ejemplo, las Tarjetas de Crédito, dicho estado al ser aceptado por el cliente, implica el pago de las obligaciones señaladas

14.-FACTURA: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación. La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportacion.

15.-INFORMES Es un tipo de escrito muy empleado en la correspondencia comercial y se utiliza para conseguir noticias, información acerca de un suceso, situación, negocio o persona.
Según el contenido del informe podermos distinguir varios tipos:
 Informes personales: Una empresa solicita a otra información sobre una persona a la que normalmente piensa contratar.
 Informes comerciales: Cuando una empresa desea iniciar un   negocio  con   otra, suele solicitar información acerca de ella a otra empresa con la que hay comerciado anteriormente.
Otros informes: Informes bancarios que suelen solicitarse  para  comprobar las condiciones económicas de un particular o una empresa; e Informes que redactan representantes y viajantes de una empresa

16.-MEMORÁNDUM:

Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación.

17.-NOMINA: Una nómina es un documento que, a modo de recibo de salario individual en el que la empresa acredita el pago de las diferentes cantidades que forman el salario.

18.-NOTA DE REMISIÓN: La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

19.-OFICIO: El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial; comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones publicas..

20.-PAGARE: Un pagaré es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona -denominada suscriptora-, de que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora-, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré".

21.-PRESUPUESTO: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

22.-RECIBOS: Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. A veces también tiene la función de control fiscal. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.

23.-REGISTROS: El término registro se usa preferiblemente para designar las entradas de bases de datos creadas con un lenguaje profesional. En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier índole, libros, muebles, etc., la nota de remisión servirá como prueba documental que la entrega de bienes se hizo conforme.

24.-SOLICITUD: Es un escrito por medio del cual una persona se dirige a otra (de igual o superior jerarquía), para exponerle cualquier problema o situación de carácter oficial o personal.